Što smijete unijeti u ChatGPT: AI alati i osobni podaci

Najčešće pitanje na edukacijama nije kako napisati bolji prompt, nego smijemo li uopće zalijepiti mail kupca u AI alat. Odgovor nije zabrana, ali ni „nema problema“ — ovisi o vrsti podataka i o verziji alata koju koristite.

Polazna točka: to je obrada osobnih podataka

Kada u AI alat unesete ime, adresu, e-mail, broj telefona, podatke o zaposleniku ili sadržaj korespondencije s kupcem, obrađujete osobne podatke i primjenjuje se Opća uredba o zaštiti podataka. To znači da za takvu obradu morate imati pravnu osnovu, da davatelj alata postaje izvršitelj obrade i da s njim treba postojati odgovarajući ugovor.

Besplatna i poslovna verzija nisu ista stvar

Kod potrošačkih, besplatnih verzija AI alata podaci se u pravilu mogu koristiti za daljnje razvijanje modela, a ugovor o obradi ne postoji. Poslovne i timske verzije nude ugovor o obradi podataka, isključenje iz treniranja modela, kontrolu nad zadržavanjem podataka i evidenciju pristupa.

Praktično: ako u firmi postoji ijedan slučaj u kojem se u AI unose podaci klijenata, poslovna verzija nije luksuz nego uvjet. Trošak je red veličine mjesečne pretplate po korisniku.

Pravilo koje stane na jednu stranicu

Slobodno. Javno dostupni tekstovi, opisi proizvoda, nacrti ponuda bez podataka o naručitelju, interne bilješke bez imena, prijevodi tehničke dokumentacije.

Uz poslovnu verziju i jasnu svrhu. Korespondencija s klijentima, ugovori, ponude s podacima naručitelja, sadržaj upita s web obrasca.

Nikada u javne alate. Podaci o zdravlju, OIB i podaci iz osobnih dokumenata, podaci o plaćama i ocjenama zaposlenika, pristupni podaci, dokumentacija koja je ugovorom označena kao povjerljiva.

Anonimizacija rješava veći dio slučajeva

Većina zadataka ne treba prave podatke. Ako iz upita maknete ime, adresu i broj ugovora, ostaje tehnički sadržaj s kojim model radi jednako dobro. Uvedite jednostavnu naviku: prije unosa zamijenite imena oznakama poput „KUPAC A“ i vratite ih u finalni dokument.

Kada podaci ne smiju napustiti firmu

Za dokumentaciju koja se ni pod kojim uvjetima ne smije slati vanjskom davatelju, postoje rješenja gdje model radi unutar vaše infrastrukture ili unutar europskog okruženja s ugovorenim uvjetima. To je skuplje i ima smisla samo kada je opseg takvog materijala velik — u većini firmi to je nekoliko procesa, ne cijelo poslovanje.

Što napisati u internim pravilima

Dovoljno je pet točaka: popis odobrenih alata, tri kategorije podataka odozgo, obveza provjere izlaza prije slanja izvan firme, zabrana korištenja privatnih računa za poslovne zadatke i kontakt osobe za pitanja. Pravila objavite, prođite ih jednom s timom i zabilježite datum — isti dokument koristi vam i kao dokaz mjera prema obvezi AI pismenosti.

Rizik u praksi rijetko nastaje iz zle namjere. Nastaje jer nitko nije rekao što se smije, pa svatko odluči sam.